コラム・活用事例Microsoft 365の使い方とプランの選び方

キーワード コスト削減, 業務効率化
導入サービス・製品 Microsoft 365
Microsoft 365の使い方

Microsoft 365とは

Microsoft 365とは、常に最新のOfficeアプリを提供するサブスクリプションサービスです。古くからあるOffice製品は買い切り制のパッケージ型でしたが、Microsoft 365は月額課金をすることでExcelやWord、PowerPointといった各種アプリとクラウド型のグループウェアをまとめて利用することが可能。月ごとの契約変更や解約も柔軟にできます。本ページでは、そんなMicrosoft 365の使い方とプランの選び方をご説明します。


≫ Microsoft 365のメリット・デメリット

Microsoft 365の機能

各種Officeアプリに加え、業務効率化に役立てられるクラウド機能の使い方をご紹介します。

Microsoft 365なら文書作成もデータ処理も可能

パッケージ版のOffice製品では、エディションによって使えるアプリが決まっていましたが、Microsoft 365はプラン次第で全てのOfficeアプリが使用できます。使用可能なアプリは以下の通りです。

Word

文書や書簡、宛名書きの作成

Excel

表計算、グラフ作成、マクロの利用

PowerPoint

プレゼンや資料用のスライド作成

Outlook

メールソフト、連絡先管理

OneNote

電子メモ帳、スクラップブック

Access(Windowsのみ)

データベース管理(マクロ対応やSQLとの互換性あり)

Publisher(Windowsのみ)

印刷物制作(文字や画像の配置、デザイン)

Microsoft 365のクラウドサービスで円滑な社内連携が可能に

Microsoft 365の一部プランには、グループウェアが搭載。社内外の社員の動向把握やコミュニケーションが円滑にでき、拠点を問わずオンラインで連携しつつ業務を進めることができます。使用可能なグループウェアは以下の通りです。

Exchange Online

電子メール、予定表管理

SharePoint Online

共用可能なクラウドストレージ

Microsoft Teams

Web会議システムとグループチャット

さらにMicrosoft 365には、プランを問わず1ライセンスにつき1TBのクラウドストレージ(OneDrive)が標準付帯しています。そのため、社員ごとのファイル保存領域を別途用意する必要がありません。

Microsoft 365のプランと選定ポイント

Microsoft 365の3つの法人向けプランの概要やその特徴、プラン選定ポイントを解説します。自社に合ったプラン選びの参考にしてください。

Microsoft 365 Apps for business

Officeアプリと1TBのクラウドストレージ(OneDrive)がついたプラン。このプランの利点はセキュリティです。Microsoft 365のアプリで作成した業務データをOneDriveに保存するようルールを定めることで、個別端末へのデータ保存による持ち出し、または外部漏えいといったリスクを回避できます。グループウェアは付属していないためOfficeアプリが使えれば十分だという企業向けです。

Microsoft 365 Business Standard

Officeアプリに加えて、社内共有や連携機能が充実したクラウド型のグループウェアを利用できる最上位プラン。社内だけでなく、社外で仕事をする社員も円滑に業務ができるため能率がアップします。利用中のメールサーバやファイルサーバの使い勝手に課題があり、移行を検討しているなら最適なプランと言えるでしょう。

Microsoft 365 Business Basic

グループウェアのみ利用できるプラン。「パッケージ版のOffice製品をサポート終了まで利用予定だが、グループウェアは利用したい」というニーズに応えたものです。Officeアプリが付帯されておらず安価なため、クラウドサービスの必要性を感じている、あるいは移行検討中である、という企業にとって利用しやすいプランです。


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Microsoft 365の使い方を理解して業務を円滑に

Microsoft 365は文書作成のOfficeアプリと、社内共有で便利なグループウェアの2つの機能を備えた業務ツールです。自社の業務スタイルにより、必要な機能があるプランを使い分けましょう。業務文書のセキュリティ管理や、モバイル利用、月額ライセンス制によるコストの最適化など、現代のビジネスで欲しいサービスが備わっています。この機会に自社の業務環境をOffice 365で整備し、仕事を円滑に進めていきましょう。

ビッグローブ 法人編集部