コラム・活用事例Microsoft 365とは?メリットやデメリットを解説

キーワード コスト削減, 業務効率化
導入サービス・製品 Microsoft 365

Microsoft 365とは

Microsoft 365とは、常に最新のOfficeアプリを提供するサブスクリプションサービスです。月額課金をすることでExcelやWord、PowerPointといった各種アプリとクラウド型のグループウェアをまとめて利用することが可能。月ごとの契約変更や解約も柔軟にできます。

従来のOffice製品とどう違うのか

一番の違いは、従来のOffice製品は買い切り型の永続ライセンスだったのに対し、Microsoft 365は月額課金のサブスクリプション型であるということ。しかし、料金体系以外だけでなく機能面でもさまざまな差分がありますので、一部ご紹介します。

従来のOffice製品

Microsoft 365

初期費用

パッケージ費用がかかります

なし

月額費用

なし

プランに応じた月額費用がかかります

利用可能なアプリ

Word、Excel、PowerPoint、Outlook

全てのアプリケーション
(プランによって異なります)

1ライセンスでインストール可能なデバイス数

パソコン2台まで

パソコン、スマホ、タブレット
それぞれ各5台まで

アップグレード機能

なし

常に最新のOffice製品を使用可能

サポート

期限つき

期限なし

いかがだったでしょうか。従来のOffice製品と比較して、Microsoft 365がかゆい所に手が届く仕様となっていることがわかると思います。とくにビジネスでは以下を理由にMicrosoft 365を導入する企業が増えています。
・モバイル端末でも利用可能
・常に最新のOffice製品を使えるため互換性の心配がない
・サポート終了の心配がない

Microsoft 365の「プラン」とは

Microsoft 365の特徴として「プラン」があります。プランによって利用可能なアプリケーションと料金が異なります。ここでは、法人向けの「Microsoft 365」の3つのプランを見ていきます。

1. Microsoft 365 Apps for business

すべてのOfficeアプリが使用できるプラン。社内の単一拠点で業務が完結する小規模企業や一部門での利用に適しており、グループウェアは利用できません。

2. Microsoft 365 Business Standard

すべてのOfficeアプリとクラウド型のグループウェアが一緒になったプラン。文書作成ができるのはもちろんのこと、社内連携が可能なクラウド型のグループウェアは、拠点内外で働く社員との連絡ツールとして使えます。

3. Microsoft 365 Business Basic

クラウド型のグループウェア機能をメインとしたOfficeアプリのないプラン。手持ちのパッケージ型Office製品(永続ライセンス)をサポート終了まで使い続けたいという企業向けです。社内の業務連絡や情報共有システムをクラウド移行したいと検討されている場合にもおすすめです。


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Microsoft 365の代表的なメリット

最後に、なぜここまでMicrosoft 365のシェアが伸びてきているのか、その代表的な理由をまとめてご紹介します。

1. サポート終了による入れ替えや更新作業が不要

2. サブスクリプション型なのでコストの最適化が図れる

3. デバイスやOSを問わず利用可能

4. グループウェアによる機動的な連携がとれる

5. クラウドなのでセキュリティやBCP対策が図れる

パッケージ版のOffice製品をお使いの方に
おすすめしたい「Microsoft 365」

スマホやタブレットのビジネス利用の普及や、働き方改革などでOffice製品を利用する端末が増え、ライセンス管理の煩雑さが増しています。しかし、中小企業では端末管理やライセンス管理をする情報システム担当者が1人だったり、専任担当者がいなかったりと余裕がないのが実情です。Microsoft 365を導入することでライセンス管理が簡単になり、管理者の負担も軽減されますのでぜひ導入をご検討ください。

ビッグローブ 法人編集部