コラム・活用事例CMS導入のメリット

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CMS選びの基礎知識と導入のタイミング

CMS(Content Management System)

インターネットが日常生活と密着したツールになったことで、企業の事業戦略においてもWebサイトの重要性が増しています。一方で、Webサイト担当者は作業量が増えて困っているという話もよく聞きます。解決策のひとつとなるのがCMSです。CMSの種類や導入メリット、さらには導入に失敗しないためのポイントなどを解説します。

なぜCMSが必要なの?

Webサイトを運用していて以下のようなことに困っている場合は、CMSの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

□ ちょっとした修正も外部の制作会社や社内の専門部署に頼まなければならない
□ 更新はすべて外注なのでコストがかさむ
□ 社内で更新できないので緊急事態に対処できない
□ 担当者が1人しかいないので作業負荷が大きい
□ サイトのデザインやナビゲーションに統一感がない
□ サイトのコンテンツがどこにどれくらいあるのか誰も分からない
□ コンテンツが多くなり手作業は限界
□ コンテンツ制作から公開までのルールがない


これらの課題の原因は、主に3つにまとめられます。

CMSの導入が必要な3つの理由

1. すべて外注にまかせている

Webサイトの制作には、マークアップ言語やスタイルシートの知識、デザインのセンスなどが必要です。専門家に任せた方が間違いないだろうと、すべて外注というケースも珍しくありません。しかし、「1文字の修正でも頼まなければならない」「更新頻度が高く追加費用が発生する」など、どうしてもコストがかさみます。もっと困るのは、外部に依頼することでスピード感が失われることです。

2. 「できる人」が作業している

大きな企業では事業部ごとに「できる人」がWebサイトを運用した結果、ロゴの位置やボタンの位置、場合によっては色合いやテイストも全然違うものになっている場合があります。Webサイトを見るユーザーにとっては、「同じ会社なのに」と違和感を持つかもしれません。

3. 属人化している

社内に「できる人」がいた場合、どうしてもその人に仕事が偏ります。すると、「その人が休暇をとったら更新できない」「退職してしまったらお手上げ」という状況にもなります。

これらの課題は、「専門家でなくても更新できる」かつ「一貫性のあるWebサイトを間違いなく作れる」ようなシステムがあれば解決できます。それが、CMS(コンテンツ・マネージメント・システム)です。

CMS導入の3つのメリット

CMS導入のメリット
1. HTML・CSSの高度な知識は不要

CMSでページを更新することは、Wordで文章を書いたりインターネット上でブログを書いたりするのとほぼ同様です。HTMLやCSSの知識は必要ありません。ちょっとした修正や定型の更新などは、専門家でなくてもできるようになります。

2. コンテンツの一元管理

CMSではデザインのテンプレートや画像などを1カ所にまとめて、制作を進めます。デザインやナビゲーションが統一され、コンテンツや素材がどこにあるか分からないといったことはありません。頻繁に更新する場合でも、手作業に比べてミスは格段に減ります。

最近ではパソコン向けだけでなくスマホ向けのWebサイトが必要です。Webサイトの閲覧デバイスはさまざまな画面サイズのPC、タブレット、スマホ、携帯電話などのほか、デジタルサイネージにも同様の情報を出したいというケースもあるでしょう。CMSでは、コンテンツをいくつかの要素に分けて作っておき、デバイスに合わせて組み合わせるという使い方があります。

3. 権限を設定した複数人で制作できる

CMSには複数の人にさまざまな権限を付与できる機能があります。これを使えば、役割やスキルに応じて作業の負担を分散することも可能です。手作業でHTMLの更新を行っている場合は、「制作者が制作→承認者に見せる→承認者が承認した旨を制作者に通知→制作者が公開」という回りくどいフローが発生します。しかしCMSの場合は、承認者が承認したら自動的に公開するような設定が可能です。

このように、企業Webサイトを制作・運用するのに便利な機能が豊富なCMSですが、どんな種類のものでも導入さえすればお悩みが解決するというわけではありません。

自社にマッチするのはどんなCMS?

オープンソース型か商用型か

オープンソース型は、プログラムソースが公開されていて誰でも利用・改編できる無料ツールです。WordPressやDrupalなど、カスタマイズの自由度が高く、利用者の多い有名ツールがあります。商用型はライセンス料が必要ですが、サポートが提供されます。また、ページ数や構造の面で大規模な場合は、法人向け、大規模向けの商用型を使う方がいいでしょう。

オンプレミス型かクラウド型か

自社でシステムを構築するのがオンプレミス型です。個人向けでも自分のパソコンの中にインストールするホームページビルダーのようなものがありますが、その大規模なものというイメージです。ただし、法人向けのCMSではノートパソコン1台というわけにはいきませんし、自社でサーバーを立てた場合はアップデートといった作業を欠かさず行わなければなりません。一方、クラウド型はインターネット越しに機能を利用するものなので、サーバ運用の作業など、自社で行う工数を気にする必要はありません。

以上の点をふまえると、体制が充実している(人員の数もスキルも十分)ならオープンソース型の方がコストメリットが生きてきます。そうでない場合は、サポートのある商用型やインフラの手間がオープンソース型と比べて少ないクラウド型を利用するのがいいでしょう。

CMSの種類と特長を詳しく見る

CMSはいつ導入すべきか?

Webサイトを手作業で更新し続けてきたけれど、「デザインがバラバラ」「更新作業が面倒でミスが起こりがち」「とりあえず入れたCMSがなんだか使いにくい」といった課題が見えてくると、Webサイトリニューアルの話が持ち上がるでしょう。もちろん、「Webサイトを戦略的に使いたい」という前向きな目的でWebサイトリニューアルのプロジェクトが始まることもあります。CMSの導入に適しているのは、そのリニューアルのタイミングです。CMS導入にはそれまでのコンテンツ資産の移行が必要になりますが、リニューアルするならどのみち何がどこにあるかの棚卸しが必要ですし、一度移行してしまえば、大量コンテンツの修正も効率よく行えます。

CMS導入フローと失敗しないためのポイント

商用型の場合はおおむね以下のようなフローになります。多くの場合、運用開始までにCMSの使い方のレクチャーやトレーニングをしてくれます。自社の要望を伝え、しっかりと要件定義してからプロジェクトを進めないと、余計な手間と時間がかかってしまいます。そのためには、現状の課題や最終的な目標、Webサイトの目的を明確にしておくことが重要です。

CMS導入のフロー

Web担当者の業務負荷が増えるなかで、CMSの活用は、サイト構築・運用だけでなく、Webやデジタル領域のすべてにおいて効果を発揮するでしょう。サイトのリニューアルやシステムのリプレイス、クラウド活用を考えているWeb担当者は、WebコンサルからCMSの導入、さらにはセキュリティ対策から運用支援まで、一貫したサービス提供できる専門業者への相談がひとつの解決策となるでしょう。

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ビッグローブ 法人編集部

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