コラム・活用事例上司のチェックでメールの誤送信を防ぐ!
~メール監査の設定例~

キーワード セキュリティ強化
導入サービス・製品 クラウドメール

企業において、電子メールは業務に欠かせないツールとなっています。その一方で、メール本文や添付ファイルに企業が預かる個人情報や機密情報が含まれることにより、それらの情報漏洩が問題となっています。
情報漏洩を防止するために、社外へ送信されるメールや、とりわけ添付ファイルが付いているメールに対しては厳しいチェックを行う企業が増えてきており、企業内でのメール運用ポリシーを徹底することが必須となってきています。
そこでお勧めしたいのが、BIGLOBEクラウドメールの「メール監査」です。BIGLOBEクラウドメールのメール監査なら、企業内のメール運用ポリシーに合わせて送受信されるメールのチェックをすることが可能です。
では、実際にどのように設定するのか、具体例を挙げてご紹介します。

Ccに上司の宛先を入れ忘れた!

例えば、部下が社外へ添付ファイル付きのメールを送る際に、必ず上司へ同報(CcまたはBcc)するメール運用ポリシーを定めたとしましょう。
しかし、時には上司の宛先を含めるのを忘れてしまうこともあります。
そんな時にBIGLOBEクラウドメールの監査サービスを用いると、部下が上司への同報を忘れた場合であっても、自動で上司にメールを転送することができます。

メールチェックの条件を設定しよう!

今回は以下2パターンの設定をしてみます。

  • 設定1
    添付ファイルの有無に関わらず、宛先情報のいずれかに上司のメールアドレスが入っているメールはそのまま送信する。
  • 設定2
    添付ファイルがあり、かつ宛先情報のいずれにも上司のメールアドレスが入っておらず、宛先情報のいずれかが自社のドメインではないメールは、上司をBccに追加して送信し、上司に同報漏れを通知する。

BIGLOBEクラウドメールのメール監査では、上記の運用ポリシーを設定するために、①グループ設定、②フィルタ設定、③ポリシー設定の3種類の項目を設定します。

1.グループを設定する

BIGLOBEクラウドメールのメール監査ではメールアドレスを「グループ」という単位に分けて管理でき、このグループごとに異なる運用ポリシーを設定することができます。
グループは複数設定できますので、部門ごとに異なる運用ポリシーを設定可能となります(ただし、BIGLOBEクラウドメールでは、1つのメールアドレスは2つ以上のグループに所属させないようにしてください)。

まずは上司と部下の関係性を設定する必要があります。
グループの管理者に上司のメールアドレス、グループのメンバーに部下のメールアドレスを設定しましょう。

グループ管理者はグループメンバーの送受信したメールを専用の画面で確認することもできるため、適切なメール送受信が行われているかチェックすることも可能です。

グループ(複数設定可能)

2.フィルタを設定する

次に、送受信するメールについて、どういう条件のメールをチェック対象とするか、設定します。
BIGLOBEクラウドメールのメール監査では、この条件設定を「フィルタ」といいます。

今回の例では、以下の部分をフィルタ設定します。

  • 設定1
    添付ファイルの有無に関わらず、宛先情報のいずれかに上司のメールアドレスが入っているメール。
  • 設定2
    添付ファイルがあり、かつ宛先情報のいずれにも上司のメールアドレスが入っておらず、宛先情報のいずれかが自社のドメインではないメール。

設定イメージは以下の表のとおりです。

フィルタを設定する

3.ポリシーを設定する

フィルタの設定が終わったら、フィルタ設定に当てはまるメールに対する動作を設定します。
BIGLOBEクラウドメールのメール監査では、この動作設定を「ポリシー」といいます。

今回設定するポリシーでは、

  • 設定1
    そのまま送信。
  • 設定2
    メールを送信すると同時に、上司にも該当のメールを送信する。さらに上司には、同報漏れを通知する。

という部分を設定します。事前に設定したフィルタに、ポリシーを設定します。

ポリシーを設定する

最後に、「適用」メニューからフィルタとポリシの設定を忘れずに行えば完了です。

このように設定をすることで、部下が社外に送信した添付ファイルは漏れなく上司がチェックすることができます。
また、この設定を応用することで社外に添付ファイルを送信しようとした場合は「返送」するなど、企業のメール運用ポリシーに合わせた設定を行うことができます。
最初は、設定を難しく感じるかもしれませんが、サービスのお使いの方はマニュアルもご覧いただきながらチャレンジしてみてください。

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